Il comunicato stampa è un testo,  generalmente di una o due pagine utilizzato dagli enti, dalle associazioni, dalle aziende, ma anche da politici o vip per comunicare a giornalisti ed esperti di comunicazione le proprie iniziative. Riporta tutte le informazioni utili per realizzare articoli inerenti alla notizia che intende comunicare. Nel caso di un evento, ad esempio, vengono riportati luogo, ora, modalità di partecipazione.

I comunicati stampa hanno le seguenti caratteristiche:
•    un titolo e quasi sempre un occhiello, che precedono e riassumono la notizia
•    il testo della notizia, essendo destinato soprattutto ai giornalisti, deve rispettare la regola delle cinque W e le informazioni devono essere chiare, attendibili e scritte con uno stile giornalistico
•    il comunicato stampa deve sempre riportare i riferimenti dell’emittente (e-mail, telefono), cioè di chi ha scritto il comunicato e lo diffonde, per permettere a chi lo riceve di richiedere eventuali informazioni aggiuntive.

Un comunicato stampa che non rispetta queste semplici regole è generalmente meno efficace e funzionale, poiché non soddisfa le necessità dei destinatari della comunicazione.

I comunicati stampa, oltre che dalle aziende, sono utilizzati anche da privati, da vip e da altri enti per comunicare in modo più formale e senza un contraddittorio, rispetto a quanto potrebbe avvenire nel corso di un incontro diretto con i media. Per questo il comunicato stampa viene spesso utilizzato per far pervenire ai media dichiarazioni, rettifiche e precisazioni da parte di politici, personaggi dello spettacolo e altri soggetti pubblici.

Le aziende utilizzano i siti istituzionali ed i  portali dedicati alla divulgazione dei comunicati stampa per pubblicare e redistribuire in modo veloce e completamente gratuito i propri comunicati stampa. I giornalisti o i soggetti interessati oltreché di consultarli e visualizzarli in maniera diretta, sono agevolati nella ricezione dei comunicati stampa tramite i Feed RSS, che ne permettono la visualizzazione in pochi secondi.

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